Chính Sách Kiểm Kê Hàng Hóa

QUY ĐỊNH VỀ KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO

A. QUY ĐỊNH CHUNG

Thuật ngữ gian hàng được sử dụng trong quy chế này được hiểu là toàn bộ các gian hàng online, offline trực thuộc công ty TNHH SHUA VIỆT NAM

Đối với hàng máy tập (Merach , Fitness): Chia theo dòng máy tập.
Khi tiến hành kiểm kê cũng chia theo chủng loại để kiểm.
Mục đích của việc kiểm kê:
- Nâng cao trách nhiệm quản lý hàng hóa, hoàn thiện nghiệp vụ của nhân viên bán hàng.
- Đảm bảo hàng hóa tồn kho được quản lý, sắp xếp, theo dõi chính xác, rõ ràng theo quy chuẩn.
- Hàng hóa tồn kho được quản lý hiệu quả sẽ nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

B. NGUYÊN TẮC KIỂM KÊ KHO

1. Đúng: Việc kiểm kê hàng hóa phải đúng thực tế, không được phép gian lận trong quá trình kiểm đếm, không được có hành vi che đậy, và giúp người khác che đậy, gian lận trong quá trình quản lý hàng hóa.
2. Chính xác: đảm bảo chính xác về mặt số liệu ghi chép trong quá trình kiểm kê, số liệu lên biên bản kiểm kê đúng với thực tế kiểm kê.
3. Tính đầy đủ: Hàng hóa cần được kiểm đếm đầy đủ. Trong quá trình kiểm kê hàng hóa không được di chuyển khỏi khu vực kiểm kê. Trường hợp lấy hàng cho khách thử, hàng bán cho khách cần phải được giám sát chặt chẽ và có xác nhận của nhân viên giám sát kiểm kê.
4. Hàng hóa cần được phân loại, sắp xếp rõ ràng, chia theo khu vực kiểm kê

C. QUY TRÌNH KIỂM KÊ

Bước 1: Chuẩn bị cho việc tiến hành Kiểm kê
- Thông báo tới các bộ phận liên quan, đối tác tránh việc kiểm kê hàng hóa sẽ ảnh hưởng tới việc giao nhận hàng hóa Thông báo khi nhân viên phụ trách kiểm kê có mặt tại kho/ gian hàng để kiểm kê.
- Phân định khu vực kiểm kê, tránh bỏ sót hàng hóa khi kiểm kê.
- Kiểm tra số lượng hàng hóa. Trước khi chính thức kiểm kê cửa hàng, yêu cầu nhân viên gian hàng/kho tự kiểm đếm số lượng mỗi loại hàng trong kho cũng như ngoài cửa hàng.
Bước 2: Tiến hành Kiểm kê
- Thành phần kiểm kê: để đảm bảo tính khách quan của việc kiểm kê, thành phần tham gia kiểm kê bao gồm nhân viên bộ phận kiểm kê, kế toán và toàn bộ nhân viên gian hàng. Trong đó kế toán/ nhân viên kiểm kê là người quản lý số liệu kiểm kê. Trường hợp thiếu nhân viên phụ trách kiểm kê, các nguồn lực được ưu tiên sử dụng như sau: Nhân viên bộ phận hàng hóa -> Giám sát bán hàng -> cửa hàng trưởng của gian hàng khác.
- Kiểm kê dựa trên biên bản kiểm kê hàng tồn kho: Danh sách và số lượng hàng hóa bạn có thể xuất ra từ phần mềm quản lý hàng tồn kho, hoặc lấy từ báo cáo tồn kho hàng ngày và thẻ kho. Trong một biên bản kiểm kê hàng tồn kho sẽ có ít nhất 5 cột thông tin sau: Mã hàng; Tên hàng; Số lượng (theo báo cáo); Số lượng thực tế; Ghi chú. Trong khi kiểm kê, số lượng hàng hóa
thực tế sẽ được ghi và đối chiếu luôn với số liệu trên sổ sách. Người kiểm kê và nhân viên kho sẽ kiểm đếm và ghi lại số liệu vào biên bản.
- Kiểm tra và đối chiếu số liệu sau kiểm kê: Khi có sự chênh lệch từ kết quả kiểm kê, người chịu trách nhiệm về tồn kho phải giải trình về vấn đề này. Thường chênh lệch sẽ do các nguyên nhân sau: Chênh lệch thừa (do làm báo cáo hàng ngày sai, bán hàng nhưng không quét mã vạch hay ghi sổ, do nhập hàng mà không nhập vào hệ thống, hàng khuyến mại tặng kèm tách ra bán riêng…); Chênh lệch thiếu (do thất thoát hàng, do hao hụt khi chuyển vị trí…).
Bước 3: Thống kê, tổng kết số liệu sau kiểm kê
- Sau khi có được kết quả kiểm kê, cần đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách và điều chỉnh lại theo đúng với số thực tế.
- Kết quả kiểm kê cần lập thành văn bản, được các bên liên quan ký xác nhận.
3. Một số trường hợp đặc biệt
3.1 Trường hợp kiểm kê phát hiện hàng thiếu do bán hàng không, thu ngân muộn thu ngân:
- Đối với hàng bán Online: Thời gian bắt đầu tính thu ngân muộn là sau hai ngày làm việc kể từ ngày chốt đơn hàng trên trang thương mại điện tử (đối với hàng sẵn có), hoặc ngày xuất điều chuyển hàng hóa (đối với hàng hóa cần điều chuyển kho để bán).
- Đối với hàng bán tại gian hàng offline: Thời gian bắt đầu tính thu ngân muộn là ngày sau ngày bán hàng cho khách hàng không phân biệt thứ 7, chủ nhật, ngày lễ.
- Gian hàng bán hàng (online hay offline) không thu ngân sẽ được yêu cầu thu ngân bổ sung và chịu phạt 100% giá trị hàng hóa.
3.2 Trường hợp kiểm kê phát hiện hàng thiếu do hàng hóa khách đổi trả chưa thu về gian hàng/kho vượt quá thời gian theo quy định:
- Đối với gian hàng offline: Khách hàng mang sản phẩm đã mua đến đổi trực tiếp tại gian hàng. Hàng đổi trả được thu ngay khi khách hàng lựa chọn được sản phẩm thay thế và nhân viên nhập hàng hóa đổi trả vào hệ thống.
- Đối với gian hàng online: Thời gian tiêu chuẩn để thu hàng hóa đổi trả là 7 ngày làm việc kể từ ngày xác nhận hàng đổi trả.

II. Phân định trường hợp bồi thường tổn thất

1. Trường hợp sai lệch, tổn thất không xác định được cụ thể đối tượng vi phạm

- Cửa hàng trưởng/ quản lý trực tiếp kho hàng (online, offline), thu ngân cửa hàng chịu trách nhiệm toàn bộ về chênh lệch âm dương hàng hóa trừ khi xác định.
- Các trường hợp tổn thất hàng hóa phải bồi thường: Cửa hàng trưởng/Người quản lý gian hàng (online, offline) chịu trách nhiệm bồi thường theo mức tỷ lệ hưởng doanh số bán hàng hiện hành, phần giá trị tổn thất cần bồi thường còn lại sẽ chia đều cho các nhân viên của gian hàng.
- Cửa hàng trưởng/Người quản lý gian hàng (online, offline) chịu trách nhiệm toàn bộ đối với các khoản phạt bổ sung gian hàng theo kết quả kiểm kê hàng hóa.
2. Trường hợp sai lệch tổn thất xác định được cụ thể đối tượng vi phạm
- Nhân viên vi phạm sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm liên quan đến sai phạm của mình. Đồng thời Cửa hàng trưởng/ người quản lý kho chịu trách nhiệm đối với khoản phạt bổ sung trên tổng sai phạm của gian hàng/kho và bị trừ điểm KPI.
III. QUY ĐỊNH KHÁC:

- Hàng tháng khi có phát sinh thay đổi nhân sự tại gian hàng, Giám sát bán hàng/ Cửa hàng trưởng làm đề xuất gian hàng tự kiểm kê bàn giao hàng hóa. Bộ phận kế toán/kiểm kê sẽ kết xuất danh mục hàng hóa không bao gồm số lượng để gian hàng tự kiểm. Khi kiểm kê yêu cầu có mặt đầy đủ tất cả gian hàng cùng tiến hàng kiểm và điền số liệu hàng hóa thực tế vào bảng tồn kho đấy. Sau khi có kết quả, những người có mặt phải kí đầy đủ vào biên bản và gửi cho phòng kế toán bản cứng và bản mềm qua email.
- Ngoài kế hoạch kiểm kê định kỳ, hàng tháng, kế toán/ kiểm kê sẽ có thể tổ chức kiểm kê đột xuất các gian hàng (bao gồm online và offline)